Việc sớm hoàn thành các thủ tục cơ bản khi mới sang Nhật không chỉ giúp bạn nhanh chóng ổn định cuộc sống, mà còn là điều kiện bắt buộc để học tập, làm việc và sinh hoạt hợp pháp tại đây. Trong bài viết này, Work Engine sẽ giúp bạn điểm qua những thủ tục quan trọng cần làm ngay khi đặt chân đến đất nước mặt trời mọc.

Mục lục

1. Làm thẻ cư trú
2. Làm con dấu cá nhân
3. Mở tài khoản ngân hàng
4. Ký hợp đồng thuê nhà
5. Đăng ký địa chỉ cư trú
6. Tham gia bảo hiểm sức khỏe
7. Đăng ký điện thoại di động
8. Đăng ký Internet

1. Làm thẻ cư trú (在留カード)

<<Ảnh minh họa (1)>>

Thẻ cư trú là giấy tờ bắt buộc dành cho người nước ngoài có thời gian lưu trú từ 3 tháng trở lên. Nếu bạn nhập cảnh tại các sân bay lớn như Narita, Haneda, Chubu hay Kansai, thẻ sẽ được cấp trực tiếp tại sân bay, kèm theo dấu cho phép làm thêm (資格外活動許可) nếu bạn xin trước.

Nếu nhập cảnh tại sân bay nhỏ, bạn sẽ nhận được dấu tạm trên hộ chiếu và thẻ cư trú sẽ được gửi về nơi ở qua đường bưu điện. Sau khi xác nhận được địa chỉ cư trú, bạn cần đến văn phòng hành chính địa phương để khai báo trong vòng 14 ngày.

2. Làm con dấu cá nhân (印鑑 / 判子)

Tại Nhật, chữ ký thường được thay thế bằng con dấu cá nhân (inkan hoặc hanko). Đây là vật dụng cần thiết để:

• Mở tài khoản ngân hàng
• Ký hợp đồng thuê nhà
• Làm thủ tục xin việc

Bạn có thể làm dấu tại cửa hàng chuyên dụng với giá khoảng 1,600 – 3,000 yên, hoặc chuẩn bị sẵn từ Việt Nam. Tránh dùng loại dấu 100 yên vì không hợp lệ khi làm giấy tờ quan trọng.

<<Ảnh minh họa (2)>>

3. Mở tài khoản ngân hàng

Các giao dịch tài chính như nhận lương, đóng bảo hiểm, trả tiền thuê nhà… đều được thực hiện qua tài khoản ngân hàng. Dù quy định chung là người nước ngoài phải cư trú đủ 6 tháng mới được mở tài khoản, nhưng một số ngân hàng vẫn chấp nhận mở sớm, đặc biệt ở khu vực có đông người nước ngoài sinh sống.

4. Ký hợp đồng thuê nhà

Đây là thủ tục quan trọng nếu bạn lưu trú dài hạn. Hợp đồng thuê nhà sẽ cần thông tin thẻ cư trú, tài khoản ngân hàng và có thể cả người bảo lãnh (保証人). Trong nhiều trường hợp, trường học hoặc công ty sẽ hỗ trợ bạn hoàn tất thủ tục này.

5. Đăng ký địa chỉ cư trú

Sau khi có nơi ở cố định, bạn cần đến ủy ban hành chính địa phương (区役所/市役所) để đăng ký địa chỉ. Đây là bước bắt buộc để cập nhật thông tin vào thẻ cư trú và để bạn được xem là đang cư trú hợp pháp tại Nhật.

Trường học hoặc nơi làm việc thường sẽ hướng dẫn bạn làm thủ tục này trong những ngày đầu mới sang.

<<Ảnh minh họa (3)>>

6. Tham gia bảo hiểm sức khỏe quốc dân (国民健康保険)

Theo quy định, người nước ngoài cư trú trên 3 tháng phải tham gia bảo hiểm y tế quốc dân. Khi có bảo hiểm, bạn chỉ phải chi trả 30% chi phí khám chữa bệnh, giúp giảm thiểu gánh nặng y tế vốn rất cao tại Nhật.
Thủ tục đăng ký được thực hiện tại cùng nơi đăng ký địa chỉ. Phí bảo hiểm có thể thanh toán tại cửa hàng tiện lợi.

7. Đăng ký điện thoại di động

 Tại Nhật, hầu hết các gói cước là trả sau và được quản lý rất nghiêm ngặt. Có 3 nhà mạng chính: Docomo, au, SoftBank, ngoài ra còn có các gói SIM giá rẻ (MVNO) như Rakuten, LINEMO, UQ, Y!Mobile.

Bạn có thể:
- Mua điện thoại mới kèm SIM tại Nhật
- Hoặc mang điện thoại quốc tế từ Việt Nam và chỉ đăng ký SIM
Chi phí dao động khoảng 2,000 – 4,000 yên/tháng, đã bao gồm gọi, nhắn tin và 4G. Lưu ý: Không thanh toán đầy đủ sẽ ảnh hưởng đến khả năng đăng ký mới tại các nhà mạng khác.

8. Đăng ký Internet

Tùy vào nhu cầu, bạn có thể chọn:
- Lắp đường truyền cáp quang tại nhà: ổn định, tốc độ cao, chi phí khoảng 3,000 – 7,000 yên/tháng
- Thuê Pocket Wi-Fi: giá rẻ hơn, dễ di chuyển, nhưng bị giới hạn tốc độ và dung lượng
- Nhiều nhà trọ, ký túc xá hoặc trường học có sẵn dịch vụ Internet, hãy kiểm tra trước khi tự đăng ký.

Kết luận

Trên đây là những thủ tục thiết yếu bạn cần nắm khi mới đặt chân đến Nhật. Dù mỗi người sẽ có lịch trình và hoàn cảnh khác nhau, nhưng việc chuẩn bị tốt ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh bỡ ngỡ và tiết kiệm thời gian, chi phí khi ổn định cuộc sống tại xứ sở hoa anh đào.

Nếu bạn đang tìm kiếm việc làm tại Nhật hoặc cần hỗ trợ thêm về giấy tờ, visa, Work Engine luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!